Een bestuurder of lid verhuist: wat moet jouw VZW doen?

Als iemand verhuist, is hij/zij als natuurlijke persoon verplicht om de wijziging van het domicilie-adres door te geven via de plaatselijke overheidsdiensten. Dit wordt dan verwerkt in het bevolkingsregister. Als een lid of bestuurder van een vzw verhuist, heeft het bestuur van de VZW ook de plicht om het een en ander aan te passen. 

De adreswijziging van een lid van de VZW

Als een lid verhuist en dus van domicilie-adres verandert, kan het bestuur van de VZW best eerst de reflex maken om na te kijken of het om een effectief lid (ook wel werkend, gewoon, wettelijk of echt lid genoemd) dan wel om een toegetreden lid gaat.

Als het een toegetreden lid betreft, moet het bestuur van de VZW wettelijk gezien niets doen aangezien de VZW niet verplicht is om een officieel ledenregister bij te houden van de toegetreden leden. Uiteraard zijn er vele VZW's die ook een ledenlijst van de toegetreden leden hebben. Niets staat erin de weg om in het intern reglement van de VZW aan de toegetreden leden te vragen om zijn/haar adreswijziging door te geven aan het bestuur van de VZW.

Als een effectief lid van de VZW van domicilie-adres wijzigt, is het een ander verhaal en moet het bestuursorgaan hiervan in principe op de hoogte worden gebracht. De VZW is verplicht om een officieel ledenregister te hebben en bij te houden waarin alle effectieve leden vermeld staan met hun persoonsgegevens.

Het is belangrijk dat de persoonsgegevens van de effectieve leden up-to-date worden gehouden, omdat deze effectieve leden moeten worden uitgenodigd op de algemene vergadering van de VZW waarop ze stemrecht hebben. 

De adreswijziging van een bestuurder van de VZW

Als een bestuurder van de VZW een nieuw domicilie-adres heeft, moet deze bestuurder het nieuwe adres doorgeven aan het bestuursorgaan.

In vele gevallen zijn de officiële bestuurders ook effectieve leden van de VZW en hebben ze aldus het recht om aanwezig te zijn op de georganiseerde algemene vergadering(en). Ook voor de vergaderingen van het bestuursorgaan dient een bestuurder te worden uitgenodigd. De wijze van uitnodiging kan geregeld worden in de statuten van de VZW.

Soms is er verwarring of de adreswijziging van een bestuurder ook moet worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, aangezien de benoeming en/of uittreding van een bestuurder steeds moet worden gepubliceerd.

Het is niet nodig om de adreswijziging van een bestuurder te laten publiceren, omdat dit in principe via het bevolkingsregister automatisch wordt aangepast in de databanken van de overheid. Bij een volgende publicatie van de VZW moeten de juiste domicilie-adressen van de bestuurders wel worden gebruikt uiteraard.

Hetzelfde geldt voor het UBO-register. Bij de jaarlijkse registratie in het UBO-register dienen de juiste gegevens van alle bestuurders te worden vermeld. 

Graag meer info?

Neem contact met ons op via het contactformulier, e-mail of telefonisch en we helpen je met plezier verder!